Actualités

Dématérialisation des factures : comment aller vers le 0 papier ?

Dématérialisation des factures ou comment aller vers le 0 papier ?

La dématérialisation des factures s’impose peu à peu à l’ère du numérique. Au-delà de la digitalisation des process de l’entreprise qui s’accélère pour des raisons d’économie de coût et de productivité, le contexte réglementaire favorise la dématérialisation des factures.


Réglementation, où en sommes-nous ?

A compter de 2020, toutes les entreprises, quelles que soient leur taille, devront recevoir et émettre des factures électroniques. Cette obligation légale est liée au projet de loi relatif à la simplification de la vie des entreprises introduit en 2014.

Deux objectifs principaux sont liés à cette mesure :

  • réduire notre empreinte écologique
  • diminuer les coûts liés à l’impression

Ainsi, la facture électronique deviendra la norme dans quelques années. Les grandes entreprises y sont déjà soumises depuis début 2017 et les PME et TPE devront s’y conformer d’ici 2020.


Quelles sont les spécificités de la facture électronique ?

A l’image de la facture papier, la facture numérique doit répondre à trois principes :

  • authenticité de l’origine : l’identité de l’émetteur de la facture doit être garantie
  • intégrité du contenu : les données issues de la facturation ne doivent pas être altérées une fois la facture émise
  • lisibilité du contenu : l’administration doit pouvoir être en mesure de lire les facture sans aucune difficulté durant leur durée de conservation.

Pour rappel, au titre du droit fiscal et commercial, la facture doit être archivée pendant 10 ans et doit pouvoir être restituée en cas de litige ou de contrôle.

Une facture dématérialisée devra contenir les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier à savoir :

  • l’identité des deux parties
  • la date d’émission
  • le détails des produits et/ ou services associés
  • le prix hors taxe
  • le montant des taxes
  • la date de livraison ou d’exécution de la prestation
  • le numéro de la facture


Dématérialisation des factures : comment authentifier l’origine de la facture ?

Pour authentifier l’origine d’une facture dématérialisée, vous pouvez avoir recours à plusieurs méthodes :

  • la signature électronique, fournie par un tiers certificateur qui permettra d’apposer un certificat électronique à chaque facture émise. Ce certificat électronique authentifiera l’identité de l’émetteur et permettra de vérifier l’intégrité des données transmises pour le destinataire.
  • la mise en place d’un échange de données informatisées permettant d’établir un lien entre la facture et la transaction concernée.
  • le recours à une norme convenue par les deux parties prenantes permettant d’automatiser le traitement de la facture comme un fichier pdf.


Dématérialisation des factures : comment archiver ?

Les entreprises ont l’obligation légale de conserver les factures pendant un délai de dix ans. L’archivage peut être réalisée de façon numérique tant qu’il garantit les conditions d’authenticité, d’intégrité et de pérennité.


Un retard par rapport à nos voisins européens

Nos voisins européens ont déjà bien compris les avantages de la dématérialisation des factures. Les pays nordiques à l’exemple de la Suède, du Danemark et de la Norvège ont déjà adopté la dématérialisation des factures depuis 2005 ! En 2015, seulement, 5% des factures étaient numériques en France…

Le contexte réglementaire devrait accélérer ce phénomène.


Dématérialisation des factures : quels avantages ?

Nombreux sont les avantages de passer à la facture électronique :

  • Gains financiers : le coût d’une facture au format papier s’élève en moyenne à 17€ versus 4€ pour une facture électronique
  • Gains de productivité : de nombreux process sont automatisés, réduisant le risque d’erreur et permettant de recentrer vos collaborateurs sur des tâches à plus forte valeur ajoutée
  • Réactivité : grâce à l’archivage numérique, vous retrouvez vos factures en un clic
  • Connection avec vos systèmes comptables


Solutions de dématérialisation des factures

Nos experts vous accompagnent dans vos projets de transformation digitale afin d’en garantir la réussite. N’hésitez pas à nous contacter. Découvrez aussi notre solution de dématérialisation des factures ICI, une solution simple, accessible et efficace pour automatiser vos process liés à la facturation et mettre en place des factures électroniques.

Nos dernières actualités

Articles récents

PUBLICITE

 

sage logiciels de gestion

 

AXIDO

APOGEA