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Les outils collaboratifs, une meilleure mobilité de l’entreprise

La mobilité des entreprises est un concept qui a émergé en parallèle de la révolution numérique, au début du millénaire. Il s’agit ni plus ni moins d’une prise en compte des nouveaux outils numériques pour servir un objectif managérial des plus basiques : gagner en productivité

Les outils collaboratifs évoluent avec le cloud

Les outils collaboratifs tels que Office 365 ont la particularité de fonctionner avec le cloud, cette technologie qui permet non seulement l’utilisation de ces logiciels en ligne n’importe quand et depuis n’importe où, mais également de bénéficier d’un espace de stockage directement sur internet. Le cloud est sans aucun doute l’un des piliers de la transformation digitale et c’est précisément pourquoi de nombreux éditeurs de logiciels de gestion ont surfé sur l’occasion. Parmi les plus emblématiques, on retrouve Sage avec son produit phare Sage 100, lequel propose un panel complet de modules permettant de piloter chacune de ses activités directement sur le cloud : Sage 100 gestion commerciale, sage comptabilité, sage paie, mais aussi un ERP, un CRM etc…

La transformation digitale induit de nouveaux usages en entreprise

On parle beaucoup de transformation digitale des entreprises, mais quels changements concrets entraîne-t-elle pour les employés? Les différentes solutions de mobilité qui voient le jour gravitent sans cesse autour de la problématique de l’efficience du travail.

Une solution de mobilité permet, entre autres, de :

  • Favoriser la synergie entre les équipes.
  • Mettre à disposition des employés les outils de travail collaboratifs qui leur permettront d’avancer plus vite.
  • Se connecter depuis n’importe quelle device et n’importe quel endroit.

Les outils collaboratifs facilitent le travail à distance

De récentes études ont démontré que pour qu’un employé gagne en productivité, une multitude de critères se devaient d’être inclus dans l’équation. Hormis les facteurs émotionnels, nombre de ces critères concernent notamment l’accès au travail.

Qu’est-ce que le télétravail ?

Le télétravail est un procédé apparu avec la mobilité digitale qui consiste à délocaliser le lieu de travail d’un salarié sur une période donnée. En cause ? Le temps de transport entre le domicile et le lieu de travail qui peut générer de la fatigue, de la lassitude, ou tout simplement des retards. Plus grave encore, les entreprises se sont rendu compte que la routine pouvait entraîner une perte de productivité de la part de l’employé. Pour pallier ces nuisibles, le télétravail autorise l’employé à travailler depuis un autre endroit comme par exemple son domicile ou un espace de co-working plus près de chez lui, depuis son propre device, en s’appuyant sur le cloud les outils collaboratifs de l’entreprise.

Comment utiliser ses outils collaboratifs ?

Peu importe la solution de mobilité dont vous disposez, vos outils de travail collaboratifs sont en général recensés sur un espace cloud. Qu’il s’agisse de consulter sa messagerie, de rédiger un rapport via Word, d’utiliser Excel en ligne ou simplement d’un transfert de fichier, il est nécessaire que vos outils soient accessibles facilement depuis n’importe quel endroit, à partir du moment où l’on dispose d’une connexion internet. Il faut également que les solutions et les outils en ligne soient déclinables sur tous les supports : ordinateur, téléphone, tablette.

Quelles sont les éléments clés d’une bonne solution de mobilité ?

En général, les outils collaboratifs généralistes rassemblent des fonctionnalités similaires d’un logiciel à un autre :

  • La gestion des documents : les transferts de fichiers, envoi de fichiers volumineux, le partage de documents et l’accès aux dossiers et aux projets à distance.
  • Le stockage : sur le cloud, via une plateforme de stockage en ligne ou un logiciel de stockage.
  • La sécurité : faire en sorte que l’espace utilisé soit un cloud sécurisé pour se prémunir contre les cyber-attaques.

Office 365 : l’outil collaboratif de Microsoft, la référence pour les entreprises

Microsoft a développé sa propre solution de mobilité : Office 365. Le logiciel reprend les outils phares du géant de la bureautique pour les rendre accessible via une unique interface directement depuis le cloud :

  • Word, pour le traitement de texte.
  • Excel, pour le traitement des données et les reportings,
  • Powerpoint, pour les présentations et les supports de communication

Pour toutes les autres fonctions, Microsoft propose également  des logiciels qui n’appartiennent pas à la suite Office mais qui sont tout aussi pertinents :

  • Teams, qui permet d’échanger en temps réel avec ses collègues sur une plateforme cloud privée.
  • Skype, l’outil le plus populaire pour les appels téléphoniques et vidéos depuis internet.
  • Share Point, un intranet intelligent qui favorise le partage et la gestion du contenu, des connaissances et des applications pour dynamiser le travail d’équipe.

Fonctionner avec Office 365 permet aux collaborateurs d’une entreprise de gagner en agilité. Tout le monde utilise la même solution. Les employés ont la possibilité de se corriger entre eux, d’échanger, d’effectuer les modifications d’un document instantanément. De plus, grâce au cloud, fini les oublis de sauvegarde et les heures de travail tombées à l’eau par simple inadvertance. Dès lors qu’une modification est prise en compte sur le cloud collaboratif, elle est enregistrée automatiquement.

Pour étayer ses propos, Microsoft a conçu une très bonne infographie sur la mobilité.

Sage 100, un logiciel de gestion qui repose sur la mobilité

Sage 100 est une suite de logiciel développée par l’éditeur Sage, leader sur les solutions de gestion sur le marché des PME. La force du logiciel réside dans sa capacité à couvrir l’ensemble des activités de l’entreprise de la paie à la gestion commerciale en passant par la comptabilité et toutes les autres thématiques récurrentes de l’entreprise. Sage 100 permet entres autres de croiser les données internes et externes de l’entreprise et de générer des reportings incisifs, ergonomiques et intelligent. C’est l’un des outils les plus performants du marché en termes de puissance de fonctionnement. De plus, Sage 100 est intégré nativement à Office, ce qui vous permet d’utiliser votre solution directement depuis vos outils habituels. Nous vous donnons ici le détail des modules en question :

  • Sage Comptabilité
  • Sage Paie & RH
  • Sage Bi Reportings
  • Sage 100 gestion commerciale
  • Sage 100 trésorerie
  • Et plein de modules supplémentaires selon vos besoins, sachant que tous ces modules sont paramétrables et personnalisables de manière très précise.

Le couple gagnant : Office 365 & Sage 100, la garantie de plus de productivité et de collaboration

Apogea est revendeur et intégrateur certifié des solutions Sage et partenaire officiel de Microsoft. Comme vous avez pu le lire ci-dessus, vous remarquerez que les solutions de Sage et de Microsoft sont intrinsèquement liées. Par conséquent, si vous êtes une PME et que vous cherchez à gagner en productivité, nous vous recommandons la solution optimale, à savoir de coupler l’offre Office 365 avec celle de Sage 100. Avec ces deux solutions complémentaires, vous disposez non seulement des fonctionnalités poussées de Sage dans toutes vos activités mais également d’une plateforme collaborative fonctionnelle en interne pour gagner en quantité et en qualité de travail.

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